Gestion des preuves d'achat, tickets de caisse... Via l’application mobile jefacture.com S’abonner

L’application mobile jefacture.com vous permet de créer des factures, de gérer vos clients et fournisseurs, mais aussi de déposer des documents en les prenant en photo !
Comment tirer le maximum de profit de cette fonctionnalité pour faciliter la comptabilité ?

L’objectif est de créer des fournisseurs génériques (essence, hôtel, restaurant…) et d’activer l’option « Liste blanche ». Cette configuration permet, une fois votre document pris en photo, d’attribuer un fournisseur générique pour regrouper toutes vos preuves d’achat sous un même fournisseur.

Voici la démarche à suivre pour optimiser davantage la gestion de vos notes de frais :

Étapes pour faciliter l’automatisation et la comptabilité :

1. Paramétrage de la numérotation automatique des notes de frais :
   Dans votre espace web, allez dans Paramètres > Automatisation et activez l'option "Numérotation automatique des notes de frais". Cette étape garantit que chaque note de frais sera référencée automatiquement, simplifiant ainsi le suivi comptable.
   
2. Création d’un fournisseur par défaut :
   Ajoutez un fournisseur nommé "1 - Divers" (sans SIREN et avec la case "Liste blanche" cochée). Ce fournisseur servira pour les achats courants et simplifiera la gestion des tickets sans avoir à renseigner chaque fournisseur individuellement.
   ➤ Astuce : Nommer ce fournisseur avec "1" en tête de ligne le positionnera en haut de la liste, permettant de le sélectionner rapidement lors du scan.
   

3. Configurer l’application mobile pour un gain de temps :
   Depuis l’application mobile, allez dans les Paramètres et définissez le type de document par défaut sur "Frais". Ainsi, chaque document scanné sera directement associé à une note de frais, simplifiant la catégorisation.
   
   
   

4. Scan simplifié :
   Lors du scan d’un ticket, choisissez le fournisseur "1 - Péage". Avec cette configuration :

   • Le document sera ajouté avec une numérotation automatique.
   • Le fournisseur générique "1 - Péage" sera sélectionné d'office.
   • Le statut peut être marqué comme "payé" par défaut, facilitant le suivi des dépenses déjà réglées.
   • Aucune date d’échéance ne sera nécessaire, réduisant les saisies superflues.
     
     

5. Option supplémentaire d'acceptation automatique :
   Cochez la case "Fournisseur de confiance" dans la fiche de votre fournisseur, pour automatiser l’acceptation de documents scannés sous ce fournisseur, allégeant ainsi la vérification manuelle.
   
   
   
   

6. Ensuite, ajoutez un document depuis l’application mobile, sélectionnez « Frais » comme type de document et ajoutez le fournisseur :