La reconnaissance automatique OCR: qu'est ce que c'est ? S’abonner

Table des matières :

• Qu'est ce que l'OCR ?
• Qu'est ce que vous y gagnez ?
• Quels sont les avantages ?
• Ne pas attendre l'OCR
• OCR annulé pour un document

Qu'est-ce que l'OCR ?

Lorsque vous importez un PDF dans votre compte jefacture.com, la première étape est la reconnaissance automatique des données de la facture par l'OCR (Optical Character Recognition - c'est la technologie qui reconnaît les données de la facture).

En d'autres mots, l'OCR reconnaît les données importantes de chaque facture :

• Fournisseur ou Client  --> Si le client existe déjà, un rapprochement pourra être fait. Dans le cas contraire, les éléments ci-dessous seront extraits de la facture, à condition que la facture soit lisible et bien remplie. Pour en savoir plus concernant le rapprochement des factures cliquez ici
  • Nom
  • N° de TVA
  • IBAN (prochainement)
  • SIREN
• Type de document (facture d'achat ou de vente)
• Numéro du document 
• Date de la facture
• Date d'échéance de paiement
• Devise.
• Total HT
• Total TTC
• Par ligne de taux de TVA
  • montant HT
  • Montant TVA
  • Taux TVA

En plus de reconnaître ces informations, l'OCR les classe dans les champs correspondants et crée une facture 100% électronique depuis votre PDF.

Cette procédure se déroule en 2 étapes :

1. Reconnaissance logicielle : Pendant cette étape ne durant que quelques minutes, le document est verrouillé. Vous ne pouvez pas modifier ou ajouter des informations tant que cette étape n'est pas passée.
2. Reconnaissance par des collaborateurs : Passé l'étape de la reconnaissance logicielle, si certains champs n'ont pas été remplis, une vérification humaine sera faite. Cette étape peut prendre jusqu'à 24 heures. Contrairement à la première étape, le fichier vous est accessible sans attendre la fin de celle-ci.

Ces 2 étapes permettent une grande précision dans la reconnaissance des données car jefacture.com se repose donc aussi bien sur la rapidité d'un traitement informatique que peut apporter l'OCR, mais complète aussi les lacunes qu'elle pourrait avoir grâce à une intervention humaine.

Quels sont les avantages ?

• Une recherche de facture facilitée en utilisant n'importe quelle information extraite par l'OCR comme critère de recherche via la fonctionnalité de recherche avancée.
• Une création des écritures comptable automatique en utilisant un logiciel comptable capable de lire le format Factur-X.

Ne pas attendre l'OCR

Vous ne souhaitez pas attendre le résultat de l'OCR ? Vous pouvez choisir de compléter manuellement les données obligatoires directement dans les détails de la facture.

De cette façon, vous n'avez pas besoin d'attendre le résultat final de l'OCR. Vous pouvez donc, si la situation se produit, partager un document en urgence avec votre comptable ou votre client et immédiatement lui transmettre.

OCR annulé pour un document

Si vous avez accidentellement chargé un document qui n'est pas une facture ou si le document est illisible, le service OCR peut annuler le document.

Dans ce cas, le document se terminera dans l'état "À accepter". Vous remarquerez que toutes les données n'ont pas été complétées.

Lorsque vous affichez les événements du document, vous trouverez la raison de l'annulation.